Si usted ha decidido organizar un evento, ya sea con fines empresariales para potenciar una determinada marca, con fines educativos o de entretenimiento y quiere obtener un resultado perfecto y profesional cuidando al máximo los detalles, y minimizando el tiempo empleado en gestionar todos los detalles del evento, la mejor opción es encargar la organizacion de eventos a una empresa profesional, que se adapte a tus necesidades concretas para conseguir los mejores resultados.
Planificación de un evento es un proceso que puede ser un reto y requiere mucho tiempo, sin embargo, es una forma muy efectiva para promocionar los productos y servicios de una empresa. Entre los desafíos que supone organizar un evento, se incluye la elección del lugar de la celebración, la gestión de la asistencia de los invitados, y la contratación y pago de los servicios que vamos a utilizar para planificar el evento.
Estos son los 4 consejos básicos, que te van a ayudar a conseguir un evento perfecto y excepcional:
1.-Planificar el evento al máximo.
Considera quien va a ser el público que va a asistir al evento. Programar «cuándo» y «dónde» se va a celebrar el evento es un dato básico para lograr un número elevado de asistentes. Hay que tener claro dos objetivos: lo que nosotros esperamos lograr, y aquello que los asistentes esperan lograr. Estos consejos de planificación ayudarán a enfocar los esfuerzos que debemos emplear en la organización, así como a comunicarnos con los invitados de manera efectiva, y conseguir una experiencia significativa para todos los involucrados.
2.-Remitir invitaciones personales a los invitados.
La primera impresión de un cliente al recibir la invitación al evento va a ser decisiva para que el mismo confirme o decline la asistencia, por lo que debemos cuidar especialmente las invitaciones, lo que supone incluir el nombre completo de cada invitado, así como personalizar las invitaciones con el logotipo y marca de nuestra empresa. Con ello evitamos generar alguna duda sobre la persona o empresa organizadora del evento. Es aconsejable proporcionar una información clara sobre la fecha y lugar de celebración, incluyendo un mapa y los datos de contacto para cualquier aclaración.
3.-Promover el evento de forma activa.
Las invitaciones pueden no ser suficientes para garantizar un lleno completo. Hay algunos pasos adicionales que pueden ayudarnos a fomentar la asistencia y cubrir las plazas del evento. Estas estrategias incluyen:
Crear un sitio web específico para el evento, en donde se detallaran todos los datos: la descripción general, finalidad, cuotas, actividades, enlaces a otros sitios web, invitados especiales, y recursos adicionales
Si el evento es abierto al público tenemos que tener en cuenta promocionarlo en las redes sociales, ya que con ello podemos aumentar la asistencia en, al menos, un 10% más.
Hemos de enviar un recordatorio en los días previos al evento.
4.-Con posterioridad al evento.
Tras la celebración del evento hemos de analizar los puntos positivos y negativos del mismo, el seguimiento de los asistentes e, incluso, realizar algún tipo de encuesta entre los invitados para valorar si hemos logrado el objetivo que perseguíamos y poder rectificar los posibles fallos de cara a un evento futuro.