Los eventos deben interpretarse como experiencias globales, aunque un organizador pueda reconocer las partes del mismo y hacer una evaluación separada, nuestro verdadero juez, el asistente, se lo tomará como un todo y su veredicto será tan bueno como el más débil de los eslabones de la cadena que compone el evento.
Tomarse el evento como una experiencia global es importante para conseguir que un evento corporativo sea un gran éxito, desde la comunicación previa hasta las acciones postevento, todo será considerado y evaluado por los asistentes.
¿Y cómo convertir un evento de empresa en una experiencia global?
El secreto de las experiencias está en los detalles, por una parte no descuidar ninguno y prever hasta los imprevistos, y por otro lado, que esos detalles, sean los que sumerjan a nuestro público en una vorágine de emociones y sorpresas.
Todos los detalles deben apuntar a un único punto, todo en el evento debe transmitir la imagen de marca y el mensaje que se quiere dar.
Y es que en los eventos solo hay dos posibles resultados, o la perfección o el fracaso. Y no es que seamos unos talibanes de los eventos, es que un solo aspecto descuidado, hará que el resto de grandes logros del evento queden desmerecidos. A continuación algunas situaciones que explican cuan radical puede ser esto en algunos eventos convencionales:
- Nos encontramos en una convención empresarial. Todo está cuidado al detalle, la comida se ha encargado a un prestigioso catering, los arreglos florales maravillosos, las actuaciones tras la cena cuidadosamente escogidas. Pero, ¿Qué importa lo deliciosa que sea una comida si estamos en un comedor en el que nos quedamos helados? En este caso un factor absolutamente externo aunque controlable nos fastidia el evento. Cuando queremos reaccionar ya es demasiado tarde.
- Hemos escogido el mes de mayo para el evento de tembuilding de nuestra empresa, realizaremos una actividad de outdoor training, el espacio donde se realizará es espectacular, las actividades han sido medidas a la perfección, el día está nublado pero el pronóstico de lluvia es positivo… pero llueve, la actividad se hace pesada y la barbacoa campera prevista se convierte en unos bocadillos apiñados en el único techado de la finca. ¿Dónde está el plan B?
- El evento anual de la empresa para incentivar a la fuerza de ventas. Vamos al hotel que siempre nos ha funcionado de maravilla, contratamos al mismo orador que siempre nos conmueve, las comidas opíparas y suculentas, sin embargo al día siguiente en el trabajo nadie habla sobre el evento… no ha dejado ninguna huella sobre los asistentes. Esta claro, lo de siempre funciona la primera vez, las siguientes veces no pasa de correcto. Y es que los eventos deben ser una constante fuente de sorpresas para los participantes
En realidad una vez dicho, es tan obvio como el huevo de colón, ahora bien lo complejo es el diseño y la ejecución de un evento en el que todos los detalles, no solo estén contemplados sino que estén diseñados para que cada uno de ellos transmita el “leid motiv” del evento.